文書の保管

文書の保管について、どのようにしたら、必要な書類がすぐに出せるように整理整頓できるかについてまとめてみました。近年「ファイリングシステム」が流行しております。これは、書類をファイルごとに綴じて、段ボールへ格納していく整理整頓方法です。ファイリングのフォルダーには具体的な名前が付けられ、段ボールにも記号や番号を記します。そして、一覧表にして管理するシステムです。官公庁では真っ先にこのシステムを取り入れているところが多く、とても収納しやすく、管理が楽になっているようです。ファイリングシステムは官公庁や一般企業のみならず各家庭にも取り入れられる、そんなシステムではないでしょうか。大切な文書類を、保管しておく物置に、無造作に荷物を入れてしまうと、あとで必要な書類が欲しいときに、とっても苦労してしまいます。なので、管理台帳を作り、どこに何があるのかが、すぐにわかる整理方法が必要です。それでは、会社での文書の保管方法について、とっておきの整理方法をご紹介いたします♪

• 文書の保管のあれこれです！ご参考にしてくださいませ♪
• 文書には「重要度」が１番のポイントになります。とっても大事な文書は「永久保存」ですね！そして次に重要な書類は「５０年間」または「３０年間」の保存でしょうね。そしてさらに「１０年間」や「５年間」または「３年間」そして「１年間」と分類できるでしょう。それから「随時」処分して良い、その時だけ必要な文書っていうのがありますよね。このように、その文書がどれだけ重要なのかを判断することが文書の保管のとっても大切な作業になります。この重要度の判断を間違ってしまうと、必要な書類が無くなってしまう、または、必要でない書類がどんどんどんどんたまっていきます。ですので、最初の時は、文書の重要度の判断に迷うかもしれません。はじめは、おおざっぱで良いと思います。でも慣れてきたら、その文書がどれだけ重要なのかをよく考えて適切な判断が必要になります。

文書の保管のやり方のポイント

それから管理するための一覧表を作成する作業ですが、いちばん最初に作る時はとても大変な作業になってしまいます。でも、一度作りあげてしまえば、次の年はベースができていますので、そのベースに次年度版を入れ替えるだけですので、簡単な作業になります。そして、一覧表さえできしまえい、保管場所にきちんと保管したものが分かり易い表示で示されていれば、「あっ、これが欲しい」とか「すぐにあのときの書類が見たい」と思ったときなどは、とっても簡単に見つけることが可能になります。会社での文書の保管方法は事務所の近くに文書を保管する場所を決めて管理するとよいでしょう。地下室とか、空いている部屋があれば「文書保管倉庫」と名前をつけて、誰でもが必要な書類がすぐに見つけられるような体制をつくることが大切です。文書類が整理整頓されれば「机の上は、滑走路です！！」。基本的に仕事が終了したら、机の上には何もない状態が好ましいのです。どんな文書もすべて一覧表にして、そしてキャビネットなどへ格納してしまうのですね。
机の上が広々としていると、社員の頭の中も整理できるのですね。昔から仕事ができる人の机の上はとてもきれいになってます。不必要なものは全くありません。仕事中でも、これから行う作業に必要なものだけを置いて、仕事をしているのですね。そして、その仕事が終わったら、今やっていた仕事で使用した書類等はすべて格納してしまいます。いったん机の上をきれいにして、そして次に必要な書類だけを机の上に出して作業を行います。これの繰り返しをしているのですね。この仕事方法のメリットは「集中」です♪その仕事だけに没頭できるのですね。だから良い仕事ができます。一つずつ良い仕事を積み重ねていくことができるのです。これが机の上にいろいろなものが置いてあったら、何か手をつけたらよいのかわからなくなってしまうのですよね。当然、集中して仕事ができませんし、気持ちばかり焦ってしまうばかりで、とても「良い仕事」なんかは望めません。ビジネス文書の保管方法は、社員の仕事の効率にも直接響いてきます。それは、会社全体へも響いてしまうのですね。社員一人ひとりが良い仕事ができるように、文書を整理整頓して、分かり易い保管方法、柔軟な保管体制を確立することが大切ですね。実は、私自身も、ファイリングシステムを取り入れていまして、それまでの管理方法に比べれば、比較にならないほど便利になったのですね。どうか、よい仕事ができるような文書の保管方法を考え、実行してみましょう♪