議事録の書き方

議事録の書き方にはポイントがあります。長い会議の場合、発言者の言葉を一字一句間違えずに、議事録を書いていくと書いていく作業だけで、とっても膨大な時間がかかります。これはとても不効率ですし、意味がありません。これでは後になって、議事録を読み返してみても、文章が長くなってしまい読み返す作業が大変になってしまいます。議事録は発言者の言葉の意味を正しく伝えることが大切なのです。発言者の要点をまとめて記すことがポイントになります。発言者の中には、たとえ話を交えるなどして、長々と発言される方もいらっしゃいます。議事録に残すには要点さえまとめれば、それでよいのです。「何が言いたいのか」が伝われば、余計な話は一切必要ありません。簡潔に要点をまとめて、後から読み返して読みやすい文章に仕上げれば、とても良い議事録が出来上がります♪

• 議事録の書き方のあれこれです！ご参考にしてくださいませ♪
• それでは、私自身が議事録を記す際に、気をつけている点についてまとめてみました。私は、この方法で、いつも議事録を作成しています。そして私が書いた議事録は周囲からとても評判がよく、中にはコピーをして参考資料にされる方もいらっしゃいます。上司の方が参考にされるので、自分自身としてはとても驚いていますが、リアルなビジネス社会で自分自身の作成した議事録が評価を受けていることは、私自身にとってはとても誇りに思っております。そんなとっておきなノウハウをご紹介いたします♪

議事録の書き方のポイント

まず、会議に出たら、できるだけ細かくメモを取ります。発言者のしゃべっている言葉の方がずっと早いので、メモが間に合いません。そこで、発言者の話の中で「何を言いたいのか」の部分を要点だけメモりいます。そして、発言者の名前の頭文字をイニシャルで記しておきます。会議中は、この作業の繰り返しです。メモをしながら、発言者の話を聞く作業も同時に行ってきます。むしろ、発言者の話を聞く作業に重点をおくべきですね。メモは間に合わなかったら、後回しでもかまいません。とにかく、発言者の言葉に神経を集中します。そしてその会議では、どんな話がどんな風に流れて、どんな結果になったのか。問題点は有るのかどうか。こんなことを考えながら、議事録になるメモを作成してきます。作業時には簡単な作業なのですが、求められる能力は、文章を理解して、要点にまとめ上げる文章力です。これは経験がとても大切です。初めから文章力がある人は居ません。新聞を読んだり、電話で話をしたり、人としゃべったりして「何が言いたいのか」という部分を要点にして、自分の頭の中で整理することです。
議事録を作成する機会が増えれば増えるほど、良い議事録ができるようになります。ポイントは「要点をいかにまとめ上げるか」「発言者は何が言いたいのか」「会議では、何が決まったのか」「宿題は有るのか」などの部分が大切です。さて、それではメモを見ながら、次は議事録にまとめ上げる作業です。これは会議を行ったその日に議事録を作成することが大原則です。会議内容を録音してあり、議事録を作成する時間が、別にあるのであれば、即日作成しなくても大丈夫です。しかし、録音した会議内容をもう一度再生してまとめ上げるよりも、今日、生で聞いた言葉を忘れないうちにまとめ上げることが、議事録作成の最大の戦略になるのです。今日聞いた発言者の話を思い出しながら、自分の書いたメモを見ながら、議事録作成にすぐに取りかかることです。そうすれば、録音ものを再生して聞くという余計な手間が省けます。残業してもよいでしょう。いや、むしろするべきですね。さて、会議の種類にもよりますが、発言者が誰で有るか書く場合と書かない場合があります。事務的な小さな会議の場合には、発言者を書かなくても簡潔にまとめられますので、一度試してみてはいかがでしょうか♪