書類の保管

書類の保管についてのノウハウを公開いたします。書類の整理はとても大変な作業です。何も考えずにただ書類を無造作に放置してしまうと、収集つかなくなってしまいます。必要な書類が必要な時にでてこないといった事態になってしまうのですね。このようなケースの場合に共通して言えることは、机の上が乱雑になっています。書類の保管方法で最も基本的のことは、机の上をきれいにしておくことです。極端なことを言えば、机の上には何も置かないということです。

• 書類の保管のあれこれです！ご参考にしてくださいませ♪
• バイブル的な本なども本棚に収納しておくことが、書類の保管のポイントになります。書類には「重要度」のランクがあります。毎日使うバイブル的な本や書類やグッズなどは重要度としてはＡランクですね。ときどき見る必要のある本屋書類は、Bランクです。あまり見ない１年に数回、必要とするような書類はCランクですね。そして、ほとんど必要のないかと言って捨ててしまうことができない。そんな書類等はＤランクです。そして、それ以外の書類や、なんとなく置いてあるもの等は必要ありませんので、書類の保管する際に、すべて処分してしまうことをお勧めいたします。「もったいない病」は禁物です。心を鬼にして不要なものはすべて捨ててしまいましょう。ＡランクとＢランクの書類については、目に見える所に置いておく必要があります。本棚は机の上ではなく、机の前に設置する方法が良いです。重要なことは机の上を広々とさせておくことです。そして本棚は複数用意しておくと良いでしょう。ＡランクからＣランクまで、重要な書類の順番に配置させます。

書類の保管のポイント

本棚に収納しきれない書類等については、段ボール箱に入れて収納しておきます。段ボールにはマジックで何がはいっているか表示しておきましょう。基本的に段ボールに出て書類は押し入れ等に収納するものですが、使う頻度がある程度高いのであれば、机も近くに置いておくことも良いでしょう。こうして、とりあえずは机の上には何も置いてない状態にしてしまいます。筆記用具や頻繁に使うグッズ等についても引き出しの中に格納してしまいます。もっと言えば、携帯電話とか、普段使うバッグやお財布等についても、机の上ではない別の場所に置いておく場所を確保する必要があります。こうすることによって、書類の保管だけではなく、机の上が何もない状態にすることができます。そして机の上でのいろいろな作業際に、必要なものがあれば、必要なものだけを順番に机の上に出していきます。作業や勉強する際は、複数のものを同時に、机の上に出すのはよくありません。順番に一つずつ処理していくことが大事です。大事な提出書類やパスポート、機密書類などの必要な書類については、机に備えてである引き出しの中に入れておくのですが、引き出しの中は種類別にまとめておく事が収納のポイントです。�@筆記用具�A重要書類�B貴重品等々といった具合に分けておきましょう。こうすることによって必要な書類が必要な時に必要に応じて探し出すことができるようになります♪
さて、書類の量が多くなってしまった場合の保管方法についてですが、押し入れだけでは収納しきで亡くなった場合、倉庫などへ格納する必要が出てきます。倉庫には通常、いろいろなものが保管されています。書類を保管する際には倉庫のできるだけ、入り口付近に置いておくのがよいでしょう。必要とする頻度がちょっとでも高そうだと思われる書類等については奥の方へ収納してしまうと探し出すのが大変な作業になってしまうからです。それから、倉庫が別棟に建てられている場合には、必ず鍵をかけておきましょう。書類の保管に自信のない方は、先ずは机の上から整理するとしてみることをお勧めいたします♪実は、私自身も書類の保管についてはあまり自信がありませんでしたが、机の上から整理整頓し始めたところ、書類の保管についてはだいぶ改善されたように思えるのですね。今では、必要な書類がどこにあるのか探すことがあまりありません。書類の保管についてのポイントは「机の上の整理整頓」です♪